vigisto

Accord de sous-traitance des données

Mise à jour : 11 novembre 2026
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Version de travail, à faire relire par un avocat. Elle s'applique à chaque abonnement sans signature séparée ; une version signée est fournie sur demande.

Parties et objet

  • Le client (le donneur d'ordre titulaire de l'espace Vigisto) est responsable du traitement de son registre de vigilance. L'éditeur de Vigisto (Jimmy BOULANGER EI, voir les mentions légales) agit comme sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD.
  • Objet : tenir le registre de vigilance des sous-traitants du client (collecte, vérification et conservation des pièces, relances, contrats et signature, analyse par IA des modèles de contrat si le client l'active, questionnaires, contrôles BODACC et gel des avoirs, exports, API, lecture du logiciel de gestion du client).
  • Durée : celle de l'abonnement, prolongée par la conservation décrite plus bas.
  • Personnes concernées : dirigeants, contacts et salariés des sous-traitants du client (dont les salariés étrangers figurant sur la liste prévue à l'article D8254-2 du Code du travail), signataires, collaborateurs du client.
  • Données : identité et coordonnées professionnelles (dont le numéro de mobile des signataires quand le client fait partir le code de signature par SMS), pièces de vigilance, contrats, réponses aux questionnaires, informations internes saisies par le client, résultats des contrôles, journal des actions.
  • Le client ne demande pas de données sensibles (article 9) ni d'infractions (article 10) dans ses pièces personnalisées, questionnaires et informations internes.

Engagements de Vigisto

  • Traiter les données uniquement pour fournir le service, sur les instructions du client que constituent les conditions d'utilisation et d'abonnement et ses réglages dans Vigisto ; signaler toute instruction qui semblerait contraire au RGPD.
  • Ne jamais utiliser les données à d'autres fins, ni les vendre, ni s'en servir pour entraîner une intelligence artificielle.
  • Confidentialité : seules les personnes de l'éditeur qui en ont besoin accèdent au service, tenues au secret ; le support n'a jamais accès au contenu des pièces ; ses actions sont inscrites au journal.
  • Aider le client à répondre aux demandes des personnes (exports, rectification depuis la fiche du sous-traitant, transmission des demandes reçues sans délai).
  • Aider le client pour ses analyses d'impact et ses échanges avec la CNIL, en fournissant la documentation de sécurité.
  • Tenir à sa disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de cet accord et permettre un audit, à ses frais, avec un préavis de 30 jours.

Connexion au logiciel de gestion du client

  • Sur instruction de l'administrateur du client (activation d'un connecteur dans Vigisto), Vigisto lit dans le logiciel de gestion désigné par le client ses sous-traitants, leurs contacts professionnels, les missions, les noms des intervenants, les prix d'achat et les factures fournisseurs, pour tenir le registre et la couverture des missions.
  • Accès en lecture seule garanti par le logiciel : Vigisto n'envoie que des requêtes de lecture, sur une liste fermée d'objets ; toute autre requête est refusée avant l'envoi et inscrite au journal. Vigisto n'écrit, ne modifie ni ne supprime rien dans le logiciel du client.
  • Ne sont ni lus ni gardés : contrats de travail, salaires, CV, absences, notes de frais et autres données des salariés du client sans rapport avec la vigilance.
  • Les identifiants fournis par le client sont chiffrés, jamais réaffichés, et effacés à la révocation ou à la fin de l'abonnement. Chaque passage est inscrit au journal (date, nombre d'appels, éléments repris).
  • Le client désigne l'utilisateur dont les identifiants sont utilisés et son périmètre, et garantit qu'il a le droit d'utiliser l'interface de son éditeur. L'éditeur de ce logiciel reste le prestataire du client ; il n'est pas un sous-traitant ultérieur de Vigisto.

Sécurité

  • Hébergement en France ; échanges chiffrés (HTTPS) ; disques et stockage chiffrés par l'hébergeur ; secrets de connexion, clés de signature et photos d'identité chiffrés par Vigisto.
  • Connexion par code e-mail et seconde étape obligatoire (application d'authentification), ou compte Microsoft 365 du client ; sessions limitées ; droits par rôle et par pôle.
  • Cloisonnement : chaque client ne voit que les sous-traitants qui ont accepté sa demande, et seulement ce qui le concerne.
  • Journal des actions chaîné, scellé chaque jour et ancré dans une chaîne publique ; pièces archivées chaque nuit dans un stockage protégé contre l'effacement ; base sauvegardée chaque nuit.
  • Contrôle du type réel des fichiers déposés ; lecture des documents sur le serveur de Vigisto, sans service tiers.

Sous-traitants ultérieurs

  • Le client autorise les sous-traitants ci-dessous. Vigisto le prévient par e-mail au moins 30 jours avant tout ajout ou remplacement ; le client peut s'y opposer pour un motif légitime et, faute d'accord, résilier sans frais. Chacun est tenu à des obligations équivalentes.
  • Oracle France SAS (Oracle Cloud Infrastructure). Rôle : hébergement du service : serveur, base de données, pièces, sauvegardes et archives. Données : toutes les données du service. Lieu : France (région de Paris). Transfert : Aucun stockage hors de l'Union européenne. Oracle appartient à un groupe américain : accès éventuel encadré par l'accord de traitement d'Oracle et les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
  • Sendinblue SAS (Brevo). Rôle : envoi des e-mails (codes de connexion, invitations, relances, alertes) et, si le client l'exige, des SMS portant le code de signature. Données : adresse e-mail, nom, contenu de l'e-mail ; numéro de mobile du signataire et contenu du SMS (code et numéro du document). Lieu : France et Union européenne. Transfert : Aucun transfert hors de l'Union européenne.
  • Anthropic Ireland Ltd (Claude). Rôle : seulement si le client active « Analyse des modèles par IA » : repérage des valeurs variables dans le modèle de contrat qu'il importe (le texte n'est jamais réécrit). Données : texte du modèle de contrat importé (peut contenir des données d'un contrat déjà rempli si le client confirme l'envoi) ; jamais les données du registre. Lieu : États-Unis (aucun traitement proposé dans l'Union européenne). Transfert : Clauses contractuelles types (décision (UE) 2021/914, modules 2 et 3) de l'accord de traitement d'Anthropic ; aucun entraînement sur ces données ; entrées et sorties supprimées sous 30 jours (jusqu'à 2 ans si signalées par ses contrôles de sécurité).
  • Microsoft Ireland Operations Ltd (Microsoft 365). Rôle : messagerie de l'éditeur (contact@vigisto.fr et support) : demandes d'accès et échanges avec les clients. Données : coordonnées et contenu des messages échangés. Lieu : Union européenne. Transfert : Groupe américain : Data Privacy Framework UE-États-Unis et clauses contractuelles types.

Services sans données personnelles du client

  • Microsoft (Entra ID) : Seulement si le client l'active : connexion de ses collaborateurs avec leur compte Microsoft 365. Vigisto reçoit l'adresse e-mail et les identifiants techniques du compte, rien n'est envoyé à Microsoft.
  • Cloudflare : Annuaire du nom de domaine vigisto.fr (DNS), sans passage du trafic du site.
  • Sectigo (Europe) SL : Horodatage qualifié eIDAS (RFC 3161) des documents signés et des dossiers de preuve : Sectigo reçoit seulement l'empreinte SHA-256 du document (aucun contenu lisible, aucun nom ni adresse). Espagne, Union européenne.
  • Calendriers OpenTimestamps : Reçoivent l'empreinte du scellement quotidien des journaux, qui ne contient aucune donnée lisible.
  • Sources publiques de l'État : Annuaire des entreprises (recherche-entreprises.api.gouv.fr), BODACC (DILA) et registre national des gels des avoirs (DG Trésor) : Vigisto y envoie au plus un SIREN ou un nom d'entreprise, ou télécharge la publication complète.

Violations de données

  • Vigisto prévient le client dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir eu connaissance, avec la nature de la violation, les données et personnes concernées, les conséquences probables et les mesures prises, pour lui permettre de notifier la CNIL dans les 72 heures.

Fin du contrat

  • Après la fin de l'abonnement, le client garde la consultation et les exports de son registre.
  • Les pièces et vérifications restent conservées jusqu'à la fin du verrou de conservation (6 ans après la fin de la dernière relation), pour que le client puisse prouver sa vigilance ; elles sont ensuite supprimées, ainsi que les copies d'archive, sauf obligation légale contraire.
  • Le client peut demander à tout moment une restitution complète par export.